À quoi servent les rapports d'activité ? Rendus obligatoires par la loi, ils sont encore très souvent considérés comme des documents essentiellement internes, ou des obligations... un peu lourdes à gérer. Certaines collectivités pourtant ont franchi le pas pour faire de ce document un véritable outil de communication.

Chaque institution doit évidemment adapter son rapport et décliner une présentation cohérente par rapport à sa politique globale de communication. Peut- on, au-delà, dégager
un certain nombre de bonnes pratiques ? Regard d'experts et de praticiens, témoignages de lecteurs et de professionnels permettront de répondre à la question lors de cette rencontre organisée le 30 septembre 2010, à Arras, au conseil général du Pas-de-Calais.

• Responsables de communication
• Responsables de communication interne
• Chargés de communication dans les services
• Directions générales
• Élus en charge de la communication

9h - Accueil

• Par Michel Lefait, vice-président du conseil général du Pas-de-Calais chargé de la communication.

9h15 - Ouverture

• Définir de bonnes pratiques pour faire du rapport d'activité un véritable outil de communication.
  Dominique Mégard, déléguée générale de Cap'Com

9h30 - Arrêter une politique éditoriale

• Le rapport d'activité de la SNCF, Grand prix UJJEF 2008 des rapports d'activités des entreprises non côtées
  Catherine Malaval, directrice générale Lowe Éditorial

10h15 - Comprendre les attentes

• Quelle lecture d'un rapport d'activité ? Un journaliste, un élu, un représentant du monde économique témoignent de leur lecture des rapports d'activités, de leurs attentes.

11h15 - Témoignage : Guider les élus et les services

• Comment ai-je bâti mon rapport d'activité ? À qui s'adresse-t-il ? Quelle mobilisation des services ? Quels choix éditoriaux, supports, distribution ? Outil de communication interne autant qu'externe...
  Denise Vaast, directrice de la communication du conseil général du Pas-de-Calais

12h00 - Déjeuner

14h00 - Mettre en avant l'intérêt communautaire

• Une jeune agglomération se construit et entre dans un territoire voué à grandir dans un environnement en mutation.
  Virginie Haldric-Begorre, directrice générale des services Europ'Essonne

14h45 - Décliner ses éditions

• Un rapport annuel en deux parties : le bilan des activités et le rapport financier. Des déclinaisons proposées service par service.
  Jack Dumont, directeur de la communication Grand Lyon

15h30 - Privilégier les outils en ligne

• Plus d'édition papier, un rapport d'activité disponible en version numérique depuis le site intranet et sur le site internet.
  Hervé Gaudin, directeur de la communication du conseil général du Bas-Rhin

16h15 - Définir des bonnes pratiques

• Présentation de la collectivité, rappel des enjeux auxquels elle est confrontée
  - Analyse des moyens humains, financiers, matériels
  - Grandes étapes et temps forts de l'année précédente
  - Projets et réalisations pour valoriser l'activité des services...
  Laurent Michel, directeur délégué de Cap'Com
  Catherine Malaval, directrice générale Lowe Editorial

Partenaire

Cinquième département de France par sa population (1,480 million d'habitants), disposant d'un budget supérieur à 1,6 milliard d'euros, le Pas-de-Calais a choisi, depuis 2006, de revoir la présentation de son rapport d'activité, généralement soumis au conseil général au mois de mai.
Document administratif obligatoire mais libre dans sa présentation, le rapport d'activité annuel du conseil général du Pas-de-Calais revêt deux formes différentes.
Outil essentiellement interne, il est rédigé par les services de manière normalisée, mis à disposition des élus comme des agents dans son intégralité sous format Word, dans l'espace intranet et sur CD adressé aux élus avec l'ordre du jour de la séance. Cette version « intégrale » est placée sous la responsabilité de la direction de l'information et de la documentation.
Le rapport d'activité est devenu également un support de communication à part entière. Depuis quatre ans, cette première version est donc expurgée, réécrite et mise en forme dans un document imprimé d'une centaine de pages destiné aux partenaires, au public et à la presse. Celui-ci est bien évidemment téléchargeable sur le site internet. Cette brochure intègre dans sa présentation les objectifs stratégiques du département. elle est entièrement prise en charge par la direction de la communication et soumise pour double validation au président du conseil général et au directeur général des services.
Lors de la journée d'étude du 30 septembre, Denise Vaast, directrice adjointe de la communication, détaillera la démarche du Pas-de-Calais.

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